Рассылки клиентам в Telegram, WhatsApp и на почту
Что настроим
Вы выберете клиентов, напишете сообщение, и Рефсейлс отправит его в Telegram, WhatsApp или на почту. Каждый клиент получит сообщение один раз, в первый доступный канал. Рефсейлс отправляет сообщения с паузами и дневным лимитом, чтобы мессенджер не заблокировал номер магазина.
В том же разделе настраиваются ежегодные поздравления к праздникам: рассылка готовится сама, а вы подтверждаете отправку.
Что нужно заранее
Вход под владельцем магазина. Сотрудники раздел «Рассылки» не видят.
Тариф Базовый или Оптимальный. В Базовом доступны один мессенджер и почта, только скорость «Бережно» и запуск сразу. Оба мессенджера, свой порядок каналов, скорость «Быстрее», запуск по расписанию и ежегодные рассылки есть в тарифе Оптимальный.
Хотя бы один подключённый канал в «Настройки» → «Интеграции»: «Telegram» (ваш личный аккаунт, не бот), «WhatsApp» или «Email» (письма уходят с почты магазина).
Клиенты с телефоном или почтой в разделе «Клиенты».
Кому отправить: сегменты
Сегмент хранит условия отбора, а не готовый список. При запуске рассылки Рефсейлс заново отбирает клиентов по этим условиям, поэтому в рассылку попадут и те, кто появился после сохранения сегмента.
Готовые сегменты лежат на вкладке «Сегменты»:
Новые: один заказ.
Постоянные: три заказа и больше.
VIP: верхние 10% по сумме заказов.
Уходящие: последний заказ 90–365 дней назад.
День рождения на этой неделе: сегодня и следующие 6 дней.
Чтобы собрать свой сегмент:
Откройте раздел «Клиенты».
Задайте фильтры: что клиент покупал, когда был последний заказ, каналы связи, согласие на рассылку и другие условия.
Нажмите «Сохранить как сегмент» и введите название.
Сегмент появится на вкладке «Сегменты» и в мастере рассылки в группе «Мои сегменты». Кнопка «Создать рассылку» в строке сегмента открывает мастер с уже выбранными получателями.
Как создать рассылку
В меню слева откройте «Маркетинг» → «Рассылки».
Нажмите «Новая рассылка».
В блоке «Название» введите название. Клиенты его не увидят, оно нужно, чтобы вы нашли рассылку в списке.
В блоке «Получатели» выберите «Все клиенты», готовый сегмент или свой. Под выбором видно, сколько в сегменте клиентов, у скольких есть Telegram, WhatsApp и почта и сколько дали согласие на рассылку. Если в сегменте есть клиенты без согласия, ниже показан вопрос, который они получат первым.
В блоке «Каналы» отметьте каналы. Клиент получит сообщение в первый доступный канал по порядку: если Telegram стоит первым, а у клиента его нет, сообщение уйдёт в следующий канал. В тарифе Оптимальный порядок меняется стрелками. В Базовом выберите один мессенджер и включите «Email, если мессенджер недоступен».
В блоке «Текст сообщения» напишите текст для мессенджеров. Подстановка
{имя}вставит имя клиента,{магазин}вставит название магазина. Под полем видно, как сообщение увидит клиент.Добавьте ещё несколько вариантов текста кнопкой «Добавить вариант» или нажмите «Варианты от ИИ»: ИИ перепишет первый текст пятью способами с теми же фактами и ссылками. Проверьте каждый вариант.
Если включили почту, заполните в блоке «Письмо» поля «Тема» и «Текст письма».
В блоке «Скорость» оставьте «Бережно» и при необходимости поменяйте часы в строке «Отправлять с … до … по времени магазина».
Проверьте блок «Итог»: сколько клиентов получат рассылку, сколько дней займёт отправка по каждому каналу и когда она закончится.
Нажмите «Запустить» и подтвердите. Чтобы вернуться к рассылке позже, нажмите «Сохранить черновик».
Под текстом видно, как сообщение увидит клиент, и строка про отписку, которую Рефсейлс добавит сам.
После запуска текст и получателей изменить нельзя. Рассылку можно поставить на паузу или отменить, а для новой версии нажать «Сделать копию»: копия сохранится в черновики.
Зачем несколько вариантов текста
Одинаковые сообщения подряд мессенджер принимает за спам и может заблокировать номер. Варианты чередуются между получателями, поэтому соседние клиенты получают разный текст. Можно задать до 10 вариантов, мы рекомендуем не меньше пяти. Текст одного варианта до 4000 символов.
Скорость и окно отправки
Рассылка из личного Telegram или WhatsApp идёт медленно специально. Больше всего мессенджеры наказывают за первое сообщение человеку, который вам раньше не писал, поэтому таким контактам Рефсейлс отправляет меньше всего сообщений в день.
Бережно: в Telegram до 150 сообщений в день клиентам, с которыми уже была переписка, и до 10 новым контактам, пауза 60–180 секунд между сообщениями. В WhatsApp до 100 и до 10, пауза 90–240 секунд.
Быстрее: примерно вдвое быстрее, но выше риск, что мессенджер ограничит или заблокирует номер. Не выбирайте этот режим для нового номера.
Свои настройки: паузы и дневные лимиты по каждому каналу. Значения выше безопасного потолка Рефсейлс уменьшит до него сам.
Первые 21 день после подключения номера WhatsApp новым контактам уходит не больше 5 сообщений в день в режиме «Бережно»: свежий номер, который сразу пишет незнакомым, блокируют чаще.
Сообщения уходят только в часы окна отправки по часовому поясу магазина. По умолчанию это с 10:00 до 20:00, окно можно сдвинуть в пределах с 8:00 до 22:00. Большая рассылка поэтому может идти несколько дней.
В тарифе Оптимальный включите «Запустить позже» и укажите дату и время: кнопка «Запустить» сменится на «Запланировать».
Согласие клиентов и отписка
Если клиент не давал согласия на рекламу, Рефсейлс сначала отправит ему вопрос без рекламы: «Магазин хочет присылать вам акции и новинки. Если согласны, ответьте «Да». Чтобы не получать сообщения, ответьте «Стоп»». Рекламное сообщение придёт, только когда клиент ответит «Да». Ответа Рефсейлс ждёт 7 дней, потом пропускает клиента. Повторно спросить того же клиента в том же канале можно не раньше чем через 90 дней.
В конце каждого рекламного сообщения в мессенджере стоит строка «Чтобы не получать рассылку, ответьте «Стоп».», а в конце письма ссылка для отписки. Ответ «Стоп» отзывает согласие в этом мессенджере, и сообщения из идущих рассылок этому клиенту больше не уйдут. Ссылка в письме отзывает согласие на почту.
Согласие можно отметить и вручную в карточке клиента, в блоке «Согласие на рекламу». Отмечайте его, только если клиент сам разрешил присылать ему рекламу: отметка сохранится в истории с датой. Переключатель «Не беспокоить» в том же блоке запрещает рекламу во всех каналах, даже если согласие отмечено.
Клиента, который получил другую рассылку за последние 7 дней, Рефсейлс пропускает, чтобы не присылать рекламу слишком часто.
Ежегодные рассылки к праздникам
Ежегодные рассылки доступны в тарифе Оптимальный. Рассылка настраивается один раз и повторяется каждый год.
Откройте «Рассылки» → вкладку «Праздники».
Выберите праздник из списка: Новый год, 14 февраля, 23 февраля, 8 марта, День защиты детей, 1 сентября, День учителя, 11.11, Чёрная пятница, День матери. Для другого повода нажмите «Своя дата» и укажите день и месяц.
В блоке «Когда» в поле «Отправить» выберите, за сколько дней до праздника и в котором часу уйдёт рассылка.
Заполните получателей, каналы, текст и скорость так же, как в обычной рассылке.
Нажмите «Включить рассылку».
Под названием праздника виден статус рассылки, справа переключатель.
За 7 дней до отправки Рефсейлс создаст рассылку этого года и пришлёт напоминание, ещё одно придёт за день, если вы не ответили. В списке у праздника появится статус «Ждёт вашего подтверждения». Откройте рассылку и выберите:
«Подтвердить отправку»: рассылка уйдёт в заданное время;
«Изменить текст»: поправить текст перед подтверждением;
«Пропустить в этом году»: рассылка не уйдёт, в следующем году снова придёт на подтверждение.
Если отметить «Отправлять без подтверждения», рассылка запланируется сама и придёт только уведомление. До отправки её можно отменить.
Как проверить, что работает
Откройте «Рассылки» и нажмите на запущенную рассылку.
Вверху посмотрите статус: «Идёт», «Запланирована», «На паузе» или «Завершена».
Проверьте строку «Обработано N из M» и счётчики «Отправлено», «Ошибки», «Пропущено», «Ждут согласия», «Отписались».
В таблице «Получатели» найдите себя или тестового клиента. В колонке «Причина» видно, почему клиент пропущен.
Страница не обновляется сама: чтобы увидеть новые цифры, нажмите кнопку обновления рядом с «Сделать копию».
Если не работает
Рассылка на паузе, под статусом «Закончился месячный лимит сообщений по тарифу». Сообщения рассылок за этот месяц закончились. Сколько отправлено и сколько осталось, видно над списком рассылок. Смените тариф или дождитесь следующего месяца, затем нажмите «Продолжить».
Рассылка на паузе, под статусом «Нет подключённых каналов для отправки». Ни один из выбранных каналов не подключён. Подключите Telegram, WhatsApp или Email в «Настройки» → «Интеграции» и нажмите «Продолжить».
В карточке рассылки предупреждение, что мессенджер ограничил отправку или заблокировал номер. Рефсейлс сам остановил этот канал на 24 часа и прислал уведомление. Рассылка продолжится в указанное время. Если такое повторяется, выберите скорость «Бережно» и уменьшите число новых контактов.
Предупреждение «отключился от магазина». Сессия Telegram или WhatsApp оборвалась. Подключите номер заново в «Настройки» → «Интеграции».
При запуске ошибка «Под условия рассылки не попал ни один клиент». В сегменте сейчас нет клиентов. Выберите другой сегмент или поменяйте условия в разделе «Клиенты».
Клиент в статусе «Пропущен». Причина в колонке «Причина»: «Нет доступного канала» (у клиента нет контакта ни в одном выбранном канале), «Недавно уже получал рассылку», «Нет согласия на рассылку», «Не ответил на вопрос о согласии», «Отказался на вопрос о согласии», «Клиент отказался от рассылок».
В блоке «Итог» срок отправки больше, чем ожидали. Новым контактам сообщения уходят по 10 в день на канал. Расширьте окно отправки или добавьте почту вторым каналом.
Частые вопросы
Почему рассылка идёт несколько дней?
Рассылка из личного Telegram или WhatsApp идёт с паузами и дневным лимитом, иначе мессенджер может заблокировать номер магазина. В режиме «Бережно» Telegram отправляет до 150 сообщений в день клиентам с перепиской и до 10 новым контактам, а сообщения уходят только в окне отправки, по умолчанию с 10:00 до 20:00 по времени магазина. Срок отправки виден в блоке «Итог» перед запуском.
Зачем писать несколько вариантов текста рассылки?
Одинаковые сообщения подряд мессенджер принимает за спам. Рефсейлс чередует варианты между получателями, поэтому соседние клиенты получают разный текст. В блоке «Текст сообщения» можно задать до 10 вариантов, а кнопка «Варианты от ИИ» перепишет первый текст пятью способами.
Можно ли отправить рекламу клиенту без согласия?
Нет. Клиенту без согласия Рефсейлс сначала отправляет вопрос, хочет ли он получать акции и новинки, а рекламное сообщение уходит только после ответа «Да». Согласие, отмеченное вручную в карточке клиента в блоке «Согласие на рекламу», тоже считается.
Видят ли рассылки партнёры и сотрудники?
Нет. Раздел «Маркетинг» → «Рассылки» видит только владелец магазина. Партнёры и сотрудники магазина этот раздел не видят.
Можно ли изменить текст рассылки после запуска?
Нет. После запуска текст и получателей изменить нельзя. Рассылку можно поставить на паузу или отменить, а в карточке рассылки кнопка «Сделать копию» сохранит её в черновики, где текст снова можно править.
