Как выплатить вознаграждение партнёру

Что настроим

Партнёр запрашивает выплату, вы одобряете заявку — RefSales формирует акт, партнёр его подписывает. Деньги вы переводите сами: банк, СБП или карта. RefSales ведёт документы и статусы, платёж не проводит.

Что нужно заранее

• Юридические реквизиты магазина. Раздел «Настройки» → таб «Реквизиты». ИП: ИНН из 12 цифр и ОГРНИП. ООО: ИНН из 10 цифр, КПП, ОГРН и директор. Без них оферту нельзя опубликовать, а заявку — одобрить.

• Реферальная программа: оферта заводится под неё, условия вознаграждения берутся оттуда.

• Заполненный платёжный профиль партнёра — юрформа, ИНН, реквизиты. Заполняет его сам партнёр.

• Опубликованная оферта под юрформу партнёра. Юрформ четыре: «Физическое лицо», «Самозанятый (НПД)», «ИП», «ООО / Юр. лицо». Оферта — это пара «программа + юрформа», поэтому под каждую юрформу нужен свой документ.

Опубликуйте оферту

1. Откройте раздел «Оферты».

2. Нажмите «Новая оферта» и выберите программу в списке «Для какой программы». Если программ ещё нет, кнопка называется «Сначала создайте программу» и ведёт на её создание.

3. Выберите юрформу партнёра на шаге «Стороны».

4. Пройдите остальные шаги: «Предмет», «Вознаграждение», «Приёмка и учёт», «Налоги и реклама», «Ответственность», «Срок действия», «ПДн», «Проверка». Суммы и сроки подставляются из программы — на шаге «Вознаграждение» остаются только оговорки договора.

5. На шаге «Приёмка и учёт» задайте срок подписания акта. По умолчанию — 5 рабочих дней и односторонняя приёмка: если партнёр молчит дольше срока, акт считается принятым.

6. Нажмите «Опубликовать» и подтвердите в окне «Что случится после публикации».

Кнопка «Новая оферта» сначала спрашивает программу — её условия и попадут в договор.

Черновик можно править сколько угодно, опубликованную версию — нет: правки создают новую версию. Партнёры, подписавшие прошлую, увидят просьбу принять новую, и до этого их выплаты стоят на паузе. Сколько таких партнёров, RefSales напишет сразу после публикации.

Если условия оферты разошлись с программой — например, в программе поменяли процент, — в списке оферт у строки появится пометка «Расходится с программой» и перечень разошедшихся пунктов.

Что делает партнёр

Половина шагов происходит в кабинете партнёра. Пока он их не пройдёт, заявку не одобрить, поэтому стоит знать, что он видит.

Заполняет платёжный профиль

Партнёр открывает «Профиль» → «Реквизиты выплат», выбирает юридическую форму и способ выплаты, подтверждает согласие на обработку персональных данных. Физлицо заполняет ФИО, дату рождения, адрес регистрации, паспорт и ИНН; ИП и ООО — реквизиты организации.

Без профиля кнопка запроса выплаты у него заблокирована с подписью «Заполните реквизиты выплат в профиле».

Подписывает оферту: физлицо и самозанятый

Партнёр открывает «Оферты», выбирает документ и подписывает простой электронной подписью через SMS.

1. Ставит отметку, что признаёт SMS-код на свой номер простой электронной подписью по ст. 5–6 закона № 63-ФЗ. Ключом подписи считается номер телефона, поэтому он должен быть привязан в профиле — иначе партнёр увидит «Привяжите номер телефона в профиле».

2. Нажимает «Получить SMS-код».

3. Вводит 6 цифр из SMS и нажимает «Подтвердить».

Код живёт 5 минут, попыток ввода — три, повторно запросить его можно через минуту. Если код просрочен или попытки кончились, форма сама возвращается к запросу нового: оферта при этом не ломается и заново её готовить не нужно.

Пока отметка не стоит, кнопка «Получить SMS-код» неактивна.

Подписывает оферту: ИП и ООО

ИП и юрлицам SMS не предлагается — у них квалифицированная подпись и ЭДО. Партнёр скачивает PDF оферты, подписывает своей ЭП и загружает подписанный комплект обратно.

Дальше документ проверяете вы: в разделе «Оферты» нажмите «Проверить документы из ЭДО». Комплекты разложены на «Ожидают проверки» и «Проверенные документы и архив». Пока комплект не принят, оферта не считается подписанной, и выплата партнёру заблокирована.

Запрашивает выплату

В разделе «Выплаты» партнёр видит «Доступно к выводу», прогресс до минимальной суммы и плитки «В ожидании», «Минимальная сумма», «Всего выведено». Минимум задаётся в настройках программы; при нуле вывести можно любую сумму. Начисления по свежим заказам сначала лежат в «В ожидании» — там же подписано, сколько дней длится заморозка.

Дальше партнёр нажимает «Запросить выплату», выбирает сумму и способ и подтверждает кнопкой «Отправить заявку». Пока чего-то не хватает, кнопка заблокирована, а под ней написано, чего именно:

• «Сначала выберите реферальную программу» — партнёр не состоит ни в одной программе.

• «Магазин ещё не опубликовал оферту выплат для вашей юрформы» — вы не завели оферту под его юрформу.

• Подпишите оферту выплат в разделе «Мои оферты» — оферта есть, подписи нет.

• «У вас уже есть активная заявка» — вторую заявку одновременно не создать.

• «До минимальной суммы осталось накопить …» — баланс ниже минимума программы.

Пока оферта не подписана, «Запросить выплату» заблокирована, а причина написана под кнопкой.

Подписывает акт

После вашего одобрения партнёр получает акт и подписывает его тем же SMS-кодом: «Получить код» → 6 цифр → «Подписать». Правила у кода те же — 5 минут, три попытки, повтор через минуту.

Если партнёр не подписал акт в срок из оферты, акт закрывается сам со статусом «Принят без возражений». Отдельно ничего нажимать не нужно.

Одобрите заявку

1. Откройте раздел «Выплаты». Сверху — плитки «Ожидают рассмотрения», «Одобрено к выплате», «Выплачено всего» и «Всего заявок».

2. Откройте меню строки и выберите «Реквизиты», чтобы сверить юрформу, ИНН и счёт партнёра. Там же видно, сколько удержано НДФЛ и сколько уйдёт партнёру на руки.

3. Нажмите «Одобрить».

Все действия по заявке — в меню строки.

Одобрение формирует акт и связывает его с заявкой. В акт попадают начисления за период от конца прошлого акта — а для первого акта от даты подписания оферты — до момента одобрения, поэтому одно и то же начисление не уходит в два акта. Номер акта появится в колонке «Акт», по нему открывается PDF.

НДФЛ магазин удерживает только с физлица. У ИП, ООО и самозанятого удержание нулевое: налог они платят сами.

Самозанятый: подтвердите чек НПД

Партнёр на НПД формирует чек в приложении «Мой налог» и передаёт его вам. Пока чек не подтверждён, акт заблокирован и партнёр физически не может его подписать — в колонке «Акт» вместо статуса стоит кнопка «Чек НПД».

1. Нажмите «Чек НПД» в строке заявки.

2. Перенесите из чека «Номер чека», «Ссылка на чек», «Сумма чека, ₽», «Дата чека» и «ИНН плательщика НПД».

3. Сверьте ИНН из чека с ИНН партнёра. Чек, выданный другим человеком, не снимает с магазина обязанностей налогового агента.

4. Нажмите «Подтвердить». Акт разблокируется и уйдёт партнёру на подписание.

Сумма и ИНН подставляются из заявки — сверьте их с чеком, а не подтверждайте вслепую.

Срок односторонней приёмки у самозанятого начинает идти только с этого момента: до подтверждения чека партнёр подписать не мог, и отсчитывать ему срок было бы нечестно.

Переведите деньги и закройте заявку

1. Переведите сумму способом из заявки. В колонке «Способ» стоит «Карта», «СБП» или «Перевод», под ним — реквизиты партнёра.

2. Откройте меню строки и выберите «Отметить выплаченной».

3. Впишите номер платежа в банке — по нему потом сойдётся сверка — и нажмите «Подтвердить».

Если платить вы не готовы, в том же меню есть «Отклонить». Поле «Причина отклонения» обязательное: партнёр увидит этот текст в истории своих заявок.

Как проверить, что всё прошло

1. Откройте «Выплаты» и выберите в фильтре «Статус» значение «Выплачены».

2. Найдите заявку: статус «Выплачена», в колонке «Акт» — номер акта.

3. Под номером стоит «Подписан партнёром» или «Принят без возражений». «Ждёт подписи партнёра» означает, что документ ещё не закрыт.

4. Откройте PDF акта по номеру и сверьте период и сумму.

Если не работает

Причина, по которой заявка не одобряется, выводится красной строкой под статусом.

• «Нет принятой оферты». Партнёр не подписал актуальную версию — например, вы опубликовали новую после его подписи. Попросите его зайти в «Оферты» и подписать.

• «Нет реквизитов магазина». Незаполненные или неполные юридические данные. Откройте «Настройки» → «Реквизиты»: у ИП обязателен ОГРНИП, у ООО — КПП, ОГРН и директор.

• «Партнёр не заполнил профиль». Партнёр не внёс ИНН и реквизиты выплат. Попросите его открыть «Профиль» → «Реквизиты выплат».

• «Нет чека НПД». Партнёр на НПД, чек не подтверждён. Нажмите «Чек НПД» в колонке «Акт».

• «Не удалось сформировать акт». Сообщение приходит с текстом ошибки — чаще всего не хватает данных в реквизитах магазина или в профиле партнёра. Дополните недостающее и нажмите «Одобрить» ещё раз.

Частые вопросы

Можно отметить заявку выплаченной, не одобряя её?

Да, «Отметить выплаченной» работает и для заявки в статусе «Ожидает». Но акт при этом не формируется — документа по выплате не останется. Если акт нужен, сначала нажмите «Одобрить».

Партнёр не подписывает акт. Что делать?

Ничего. По умолчанию через 5 рабочих дней акт закрывается сам со статусом «Принят без возражений». Срок задаётся на шаге «Приёмка и учёт» в оферте. У самозанятого он начинает идти только после подтверждения чека НПД.

Нажал «Одобрить» дважды — будет два акта?

Нет. Повторное одобрение переиспользует уже созданный акт, дубликат не появится.

Кто удерживает НДФЛ?

Магазин, и только с партнёра-физлица. У ИП, ООО и самозанятого удержание нулевое — они платят налог сами. Сумма удержания видна в карточке «Реквизиты» рядом с суммой к выплате.

Обновил оферту — что будет с партнёрами на старой версии?

Им придёт просьба принять новую версию, и до подписи их выплаты на паузе. Сколько партнёров осталось на прошлой версии, RefSales сообщает сразу после публикации.

RefSales сам переводит деньги партнёру?

Нет. Перевод делаете вы — банком, СБП или на карту, — а в заявке отмечаете его номер. RefSales ведёт документы и статусы.