Как работать с заказом

Что сделаем

Проведём заказ от «Нового» до «Выполнен»: соберём состав и суммы, отметим оплату, отправим посылку в СДЭК и получим трек-номер. В истории заказа останется, кто и что менял.

Что нужно заранее

• Хотя бы один товар в каталоге: из него собирается состав заказа.

• Статусы заказов под ваш процесс. Они настраиваются в разделе «Настройки» → «Справочники» → вкладка «Статусы заказов».

• Подключённый СДЭК, если собираетесь оформлять накладную из карточки заказа. Без него блок доставки работает как справочный.

• Права владельца магазина: блок «Финансы» в карточке видят только владелец и администратор платформы.

Откуда берутся заказы

Заказ попадает в RefSales тремя путями: из форм и корзины Тильды, через публичный API и вручную. Чтобы создать заказ руками, откройте раздел «Заказы» и нажмите «Создать заказ». Откроется форма «Создать заказ вручную» с блоками «Клиент и партнёр», «Операционные поля», «Состав заказа» и «Атрибуты заказа». Заказ без единой позиции не сохранится: форма ответит «Добавьте хотя бы один товар». Новый заказ получает статус из системного кода new и статус оплаты «Не оплачен».

Список заказов ищет по имени, телефону, email и номеру заказа, строка поиска так и подписана: «Имя, телефон, email, № заказа…». Вкладки над таблицей фильтруют по статусам, вкладка «Все» показывает все заказы за выбранный период. По умолчанию список открывается за последние 30 дней. Как сменить период и включить канбан, описано в статье «Канбан заказов и период списка». Набор колонок меняется кнопкой «Настроить таблицу»: по умолчанию видны «Дата», «Клиент», «Состав», «Партнёр», «Сумма», «Комиссия», «Статус», «Статус оплаты» и «Внешний ID», а «Способ оформления», «Тип оплаты» и «Адрес доставки» скрыты.

Вкладка статуса работает как фильтр: он появляется плашкой над таблицей и снимается крестиком.

Состав заказа и суммы

1. Откройте заказ из списка, он открывается карточкой.

2. В блоке «Состав заказа» задайте количество, цену и закупку по каждой позиции. Закупка идёт в себестоимость и не показывается клиенту.

3. Укажите стоимость доставки в том же блоке. Это плата клиента за доставку, и она входит в сумму к оплате.

4. Нажмите «Сохранить». Пустой состав сохранить нельзя, карточка ответит «Состав заказа не может быть пустым».

Ниже владелец видит блок «Финансы» по этому заказу: «Выручка», «Себестоимость», «Эквайринг», «Доставка», «Вознаграждение партнёра» и итог «Маржинальная прибыль»: выручка минус все эти расходы. Пока заказ не оплачен, у блока стоит пометка «Прогноз»: суммы ещё могут измениться.

Статус заказа

Статусы магазина сгруппированы в шесть групп: «Новый», «Согласование», «Комплектация», «Доставка», «Выполнен», «Отменен». Названия самих статусов вы задаёте сами, группа определяет, как заказ считается в отчётах.

Группа «Выполнен» считается расчётной: продажи и вознаграждение партнёра засчитываются только по заказам в ней. Пока заказ висит в «Доставке», партнёр видит его в своём кабинете, но заработанного вознаграждения по нему ещё нет.

Оплата

1. Откройте блок «Оплата» в карточке заказа.

2. Выберите статус оплаты. Он отвечает за то, считается ли заказ оплаченным.

3. Выберите тип оплаты: наличные, карта, наложенный платёж и другие из вашего справочника.

4. Нажмите «Сохранить».

Доставка СДЭК: от заявки до трек-номера

1. В блоке «Отгрузка и доставка» выберите тип доставки и склад отправки.

2. Заполните адрес получателя или выберите пункт выдачи. Поле меняется в зависимости от тарифа.

3. Проверьте вес и габариты посылки. Без веса заявка не уйдёт: карточка ответит «Укажите вес посылки».

4. Нажмите «Отправить в СДЭК». Пока заявки нет, карточка доставки помечена «Не отправлено».

5. Дождитесь накладной. В состоянии «Формируется накладная» карточка показывает четыре шага: проверка состава и габаритов, передача данных получателя и ПВЗ, регистрация заказа в СДЭК, получение трек-номера и стоимости.

Когда накладная готова, в карточке появляется «Трек-номер», а рядом с ним кнопки «Накладная» и «ШК» для печати, «Обновить статус» и «Отвязать». Накладную, оформленную в личном кабинете СДЭК, можно привязать к заказу вручную: вставьте её номер в поле «Номер накладной СДЭК» и нажмите «Связать».

Карточка до отправки. Пока не заполнены тариф, адрес и вес, кнопка «Отправить в СДЭК» неактивна.

Трек-номер приходит из СДЭК не мгновенно, а через некоторое время после отправки заявки. Чтобы поймать этот момент, в настройках СДЭК задайте «Статус заказа при получении трек-номера». Заказ перейдёт в него сам, как только номер появится. На этот переход можно повесить автоматизацию, которая отправит покупателю номер для отслеживания.

Автоматизации по заказу

Блок «Автоматизации» показывает, какие сценарии сработали по этому заказу и дошли ли сообщения до покупателя. Он появляется, если в магазине включён хотя бы один сценарий с отправкой сообщения. Блок видит владелец магазина, партнёру он не показывается.

В каждой строке название сценария, время запуска и итог:

• «Отправлено»: сообщение ушло покупателю;

• «Не отправлено»: сценарий сработал, но сообщение не ушло, рядом указана причина;

• «Ошибка»: запуск прервался, рядом текст ошибки;

• «Выполняется»: сценарий ещё работает;

• «Выполнено»: сценарий без отправки сообщения отработал до конца.

Причины «Не отправлено»: у клиента нет телефона, у клиента нет email, с клиентом ещё нет переписки, клиенту недавно уже писали, пустые переменные в тексте сообщения. Название сценария открывает список всех его запусков. Если сценарии по заказу не срабатывали, в блоке написано «Запусков пока нет».

В списке заказов под статусом появляется метка «Не отправлено», если последнее сообщение по заказу не ушло. Наведите на неё курсор, чтобы увидеть причину. В канбане метки нет.

История заказа

Блок «История заказа» показывает, что менялось и кто это сделал: «Владелец», «Партнёр», «Система», «Интеграция» или «Автоматизация». По нему видно, сам ли статус переключился по вебхуку СДЭК или его поменял человек.

Как проверить, что всё сделано верно

1. Откройте заказ заново после сохранения. Состав, суммы и статус оплаты остались такими, как вы их оставили.

2. В блоке доставки виден трек-номер, а статус карточки СДЭК обновляется кнопкой «Обновить статус».

3. Переведите заказ в статус группы «Выполнен». В карточке партнёра появятся продажа и вознаграждение по этому заказу.

4. В блоке «История заказа» видна последняя смена статуса и её автор.

Если не работает

• Заявка в СДЭК не уходит, карточка просит вес. У посылки не заполнен вес. Укажите вес и габариты в блоке отгрузки и повторите отправку.

• Заказ не сохраняется, сообщение про пустой состав. В заказе не осталось ни одной позиции. Добавьте товар или удалите заказ целиком.

• Заказ не разделяется. Разделение блокируют три случая: накладная СДЭК уже создана (сначала отмените заявку), по заказу есть возвраты, заказ в завершённом или отменённом статусе.

• Заказ не переходит в статус после появления трек-номера. В настройках СДЭК выбран тот же статус, в котором заказ уже стоит. Перехода не будет, а вместе с ним не будет и события для автоматизации. Заведите отдельный статус под получение трека.

• В карточке заказа нет блока «Автоматизации». В магазине нет включённого сценария с отправкой сообщения. Откройте раздел «Автоматизации» и включите такой сценарий.

• Сообщение помечено «Не отправлено: с клиентом ещё нет переписки». В шаге отправки включён переключатель «Только тем, с кем уже есть переписка», а покупатель вам ещё не писал. Дождитесь его первого сообщения или выключите переключатель: тогда автоматизация сама начнёт диалог.

• Партнёр не видит вознаграждение по заказу. Заказ не в группе «Выполнен». Переведите его в статус этой группы, и вознаграждение попадёт в статистику партнёра.

Частые вопросы

Кто может менять заказ, кроме меня?

Заказ меняют владелец и сотрудники магазина, партнёр по своим заказам, интеграции вроде вебхука СДЭК и автоматизации. Автор каждой правки записан в блоке «История заказа».

Что видит партнёр в своём кабинете?

Партнёр видит свои заказы в разделе «Заказы» партнёрского кабинета: состав, сумму и статус. Блок «Финансы» с себестоимостью и маржинальной прибылью ему не показывается.

Чем дублирование заказа отличается от разделения?

Дублирование создаёт копию заказа со статусом по умолчанию, она подходит для повторной покупки. Разделение выносит часть позиций в новый заказ и оставляет остальные в текущем. Это нужно, например, когда товары едут разными посылками.

Почему у блока «Финансы» стоит пометка «Прогноз»?

Пока заказ не оплачен, расчёт считается прогнозом: состав и суммы ещё могут измениться. После оплаты Рефсейлс записывает операции по заказу в финансы, и пометка пропадает.