Заказы: откуда берутся и как двигать по статусам

Что настроим

Заказы со всех источников собираются в одном списке, статусы совпадают с тем, как вы реально работаете, а каждая смена статуса остаётся в истории заказа.

Что нужно заранее

• Товары или услуги в каталоге: из них набирается состав заказа.

• Подключённая Тильда, если заказы приходят с сайта. Без неё раздел работает, но заказы придётся заводить руками.

Откуда берутся заказы

У каждого заказа есть источник. Он виден в блоке «Дополнительные данные» и в первой записи «Истории заказа». Значений три:

• «Тильда»: покупатель оформил заказ через корзину на сайте, вебхук принёс его в RefSales вместе с составом, контактами и реферальным кодом партнёра.

• «Вручную». Вы завели заказ сами: по звонку, по сообщению в чат, по договорённости в переписке.

• «API»: заказ создан внешней системой через публичный API.

Отдельно стоит лид. Заявка из формы живёт в разделе «Лиды» и сама заказом не становится: её превращает в заказ кнопка «Конвертировать в заказ» в карточке лида. Так сделано намеренно: не каждая заявка заканчивается покупкой.

Как читать список

Счётчик у вкладки показывает, сколько заказов в этом статусе создано за выбранный период.

• Вкладки статусов. Первая вкладка «Все», дальше статусы вашего магазина со счётчиком заказов в каждом.

• Период. Кнопка справа от поиска. По умолчанию «30 дней», можно выбрать другой период или «Всё время». Подробнее в статье «Канбан заказов и период списка».

• Поиск ищет по имени, телефону, почте и номеру заказа. Подсказка в поле перечисляет то же самое.

• Фильтры живут в шапках столбцов: нажмите на заголовок и задайте условие.

• Настройка таблицы. Нажмите кнопку-значок с подсказкой «Настроить таблицу: столбцы и их порядок», чтобы включить, выключить или переставить столбцы.

• Атрибуты заказа. Нажмите кнопку-значок с подсказкой «Атрибуты заказа: свои поля в карточке», чтобы завести собственные поля, например «Комментарий курьеру» или «Этаж».

• Галочки слева включают действия сразу над несколькими заказами.

Если за выбранный период заказов нет, список пишет «За выбранный период заказов нет.» и предлагает кнопку «Показать за всё время». Если он пуст после поиска, текст будет другой: «Заказы не найдены. Попробуйте изменить параметры поиска.». Это подсказка, что фильтр слишком узкий, а не что заказов нет.

Заведите заказ вручную

1. Нажмите «Создать заказ». Откроется страница «Новый заказ».

2. В блоке «Клиент» нажмите «Найти клиента в базе» или впишите имя, телефон и email. Нужен телефон или email: по ним заказ попадёт в карточку клиента. Если контактов нет, отметьте «Клиент не оставил контактов».

3. В блоке «Состав заказа» добавьте товары, укажите количество и цену. Скидку можно дать на отдельный товар или на весь заказ в поле «Скидка на заказ», суммой или процентом.

4. В блоке «Доставка» выберите способ доставки, укажите адрес или пункт выдачи и стоимость доставки.

5. В блоке «Оплата» задайте статус оплаты, способ оплаты и способ оформления.

6. В блоке «Партнёр и комментарий» выберите партнёра, если продажа пришла по рекомендации: от этого зависит его вознаграждение.

7. Заполните «Дополнительные поля», если завели свои атрибуты заказа.

8. Нажмите «Создать заказ».

Стартовый статус заказа берётся из справочника, на широком экране он подписан в блоке «Итого» вместе со статусом оплаты. Статус оплаты по умолчанию «Не оплачен». Если у выбранного способа оплаты настроена интеграция, форма напомнит: «После создания заказа в блоке «Оплата» появится кнопка «Ссылка на оплату».». Как отправить ссылку покупателю, описано в статье «Как работать с заказом».

Что внутри карточки заказа

Карточка заказа открывается по клику на строку списка и разложена на блоки:

• «Состав заказа»: позиции, закупочная цена, итог, комиссия партнёра и сумма к оплате.

• «Отгрузка и доставка»: склад, способ доставки, адрес, расчёт и отправление в СДЭК, Яндекс Доставку или Ozon Доставку, если служба подключена.

• «Оплата»: «Статус оплаты», способ оплаты и кнопка «Ссылка на оплату», если у способа оплаты выбрана интеграция и она подключена.

• «Клиент»: контакты, чат с клиентом и партнёр, по чьей ссылке пришёл заказ.

• «Дополнительные данные»: внешний идентификатор, «Источник», код партнёра, примечание. Источник здесь показан техническим значением (tilda, manual, api), а по-русски он подписан в истории и в шапке заказа.

• «История заказа». Это лента событий: «Заказ создан» с источником, «Статус: Новый → Выполнен», «Заказ оплачен». У каждой записи стоят время и автор.

• «Финансы»: выручка, себестоимость и маржа после налога. Этот блок видит только владелец, партнёру он не показывается.

В правой колонке оплата, клиент и история, в левой состав, доставка и дополнительные поля.

Двигайте заказ по статусам

Статус переключается прямо в карточке, выпадающим списком рядом с номером заказа. Список сгруппирован по шести группам, и это скелет любого процесса в RefSales:

1. Новый

2. Согласование

3. Комплектация

4. Доставка

5. Выполнен

6. Отменен

Группа задаёт, где статус стоит в цепочке и каким цветом подсвечен, а названий внутри группы может быть сколько угодно.

Несколько заказов переводятся разом: отметьте их галочками слева, и в нижней панели появится «Выбрано заказов:» и выбор «Сменить статус у выбранных».

Настройте свои статусы

Откройте «Настройки» → «Справочники».

1. Нажмите «Добавить статус».

2. Впишите название, которым вы называете эту стадию вслух.

3. Выберите «Группа» из шести перечисленных выше.

4. Сохраните и перетащите статус на нужное место в списке.

Название задаёте вы, группу выбираете из шести системных.

Системные статусы переименовать нельзя, под полем названия так и написано. Свои статусы удаляются, но с оговоркой: заказы из удаляемого статуса переезжают в другой активный статус той же группы. Если такого статуса нет, а заказы есть, удаление отклоняется. Сначала заведите замену.

В карточке статуса есть отдельная настройка «Авто-статус оплаты». Она связывает две шкалы: при переводе заказа в этот статус статус оплаты станет выбранным сам. Срабатывает только пока заказ не оплачен, поэтому уже оплаченный заказ обратно в «не оплачен» не свалится.

Как проверить, что всё работает

1. Оформите тестовый заказ на сайте или нажмите «Создать заказ».

2. Найдите его в списке: он будет во вкладке стартового статуса, а в «Истории заказа» первая запись назовёт источник: «Тильда» или «Вручную».

3. Переведите заказ в следующий статус.

4. Откройте «История заказа». Там появится запись о смене с временем и автором.

Если не работает

• Заказ с сайта не появился. Тильда отправляет вебхук только с опубликованной страницы, а сам вебхук настраивается в интеграции с Tilda. Проверьте настройку и оформите заказ ещё раз.

• Заказ пришёл без состава. В форме Тильды не заполнены поля товара или не сопоставлены с полями RefSales. Разбор в статье «Как настроить интеграцию с Tilda».

• Статус не переключается. Магазин может стоять в режиме чтения из-за истёкшей подписки. Проверьте подписку и права: менять заказы может владелец и сотрудники с доступом на изменение.

• «Системные статусы нельзя удалять». Такой статус можно только выключить. Тогда он перестаёт предлагаться в списке, а старые заказы его сохраняют.

• «Нельзя удалить статус, пока есть заказы без статуса для переназначения». В группе не осталось активного статуса, куда перенести заказы. Заведите его и повторите удаление.

Частые вопросы

Можно ли удалить ненужный статус?

Свой можно. Заказы из него переедут в другой активный статус той же группы. Если замены в группе нет, а заказы есть, удаление отклоняется. Системные статусы удалить нельзя, их можно только выключить.

Что делать с отменёнными заказами?

Переведите их в статус из группы «Отменен». Заказ останется в базе и в отчётах, но перестанет висеть в рабочих вкладках.

Почему у заказа нет партнёра?

Партнёр проставляется по реферальному коду из ссылки. Если покупатель пришёл напрямую, поля не будет. При ручном создании партнёра можно выбрать самому.

Смена статуса что-то меняет в деньгах партнёра?

Сам по себе статус заказа комиссию не начисляет и не снимает, это делают правила программы. Но статус может автоматически переключить статус оплаты, если в его настройках задан «Авто-статус оплаты».

Зачем нужны «Атрибуты заказа»?

Это ваши собственные поля поверх стандартных: этаж, код домофона, комментарий курьеру. Они видны в карточке заказа и их можно вывести столбцом в списке.

Можно ли скрыть лишние столбцы?

Да. Нажмите кнопку-значок с подсказкой «Настроить таблицу: столбцы и их порядок» над списком. Набор столбцов сохраняется для магазина.